廣東省人民政府各種工作制度及公文處理辦法

(附註：其中除學習制度及公文處理暫行辦法外，其餘均經省府行政會議通過)

　　一、辦公制度

　　（一）本府直屬各機關堅持每日八小時工作制度，星期日休假。爲提高工作效率，各部門得適當採用聯合辦公，幷由辦公廳負責組織。

　　（二）辦公時間私人不會客，各機關之相互接洽事宜一律放在下午辦公時間，(特殊者可以電話約定之)但如有群衆求見得隨時接見之。

　　（三）辦公時間外與星期日應實行値班，以便隨時處理緊急公務或群衆接洽事宜。

　　（四）凡向本府要求解决問題時，來人須在辦公時間按問題性質分別逕找各廳、會、局、院、署接洽。

　　（五）各部門應根據實際情况以廳、會、局、院、署，或處爲單位集體辦公；特殊的科室可單獨集體辦公。

　　（六）辦公室與宿舍原則上要分開，以便分淸工作與休息。

　　（七）在辦公時間內不得擅離職守，如有特殊事故，須履行請假手績，否則卽爲曠職，至因公外出，亦應向負責人或値班者說明。

　　（八）堅持辦公時間實行簽到制，不得遅到早退，無故連續違犯者，應視情節輕重給予批評或處分。

　　（九）辦公室內須力求靜肅，有事辦公無事學習。

　　（十）離開辦公室，非因工作需要幷得主管同意不得帶公文外出。

　　（十一）各部門要建立工作日誌，紀錄當日工作要點送各該主管人核閱。

　　（十二）各部門負責人或指定秘書隨時檢查辦公制度執行情形，幷於每月底向秘書長彙報一次，由辦公廳綜合通報，以保證辦公制度之執行與堅持。

　　（十三）各部門可根據上列决定，擬定具體的辦公細則呈報備查。

　　二、會議制度

　　（一）定期會議：

　　1省府全體委員會議——一個月一次，由主席召集之，有關的廳、會、局、院、署首長得由主席指定列席。

　　2行政會議{每週一次(暫定星期二下午二時至五時)出席人爲各廳、會、局、院、署之正副首長，討論有關事項時，各主管處(局、室)之處長(局長、主任)得經主席指定列席。

　　3廳(會局院署)務會議——半月一次，時間由各部門自定，出席人爲處長級以上幹部。

　　4處(局室)務會議—每週一次，出席人爲科長級以上幹部。

　　5科務會議—每週一次，由本科室全體幹部出席，其人數過多者得限於科員級以上幹部。

　　（二）不定期會議：

　　1專案討論——重大專門問題之討論會，由主席或各部門召集有關主管負責人參加。

　　2臨時緊急會議——商討臨時發生的緊急事件，由主席或各部門召集有關人員參加。

　　3各種工作聯席會議(如秘書工作會議)由主管部門召集有關人員參加。

　　4各系統的工作聯席會(如工商科長聯席會，敎育會議等)——由各部門召集有關人員參加。

　　5各地方工作彙報會——各專署、市府及其他部門會報工作時，由秘書長或廳長召集有關部門派員參加。

　　6本府全體幹部大會——大會之召開，由主席或秘書長决定，內容及時間臨時通知。

　　（三）會議內容：

　　(1)委員會議：

　　1主席報吿工作政策方針之製定及全省工作計劃之核准。

　　2遵照中央人民政府政務院關于任免工作人員暫行辦法的規定，分別核准或提請任免獎懲升降事項之通過或追認。

　　3政府機構編制的變動。

　　4關於中央人民政府政務院和中南軍政委員會的决議和命令的執行，並在職權範圍內頒發决議和命令。

　　5關於省人民代表大會通過的並經中央人民政府政務院或中南軍政委員會批准的决議案的實施。

　　6擬定各種暫行法令條例報吿中南軍政委員會轉請中央人民政府政務院批准或備案。

　　7廢除或修改各縣市人民政府或縣市人民代表大會(或縣市各界人民代表會議)與上級人民政府决議命令相抵觸的决議和命令。

　　8在國家槪算或預算規定的範圍內，編製本省的預算和决算；報請中南軍政委員會審核轉報中央核准，並審核各縣市的槪算或預算和决算轉報中南轉請中央核准。

　　9統一領導和檢查本府各工作部門的工作，並領導和檢查各專員公署及各縣市人民政府的工作。

　　（2）行政會議：

　　1本府委員會議决議具體實施之計劃。

　　2一般工作業務的檢查及中心工作的確定與佈置。

　　3各部門主要工作的規定與審核。

　　4本府向上級之工作報吿的準備或通過(最後由主席核定)。

　　（3）廳(會、局、院、署)務會議

　　1本府工作計劃之具體埶行事項。

　　2本部門工作制度之確定。

　　3所屬各單位主要工作之確定及工作檢查。

　　4本部門各級幹部之攷動評定及提請科員以上幹部之升降。

　　（四）會議方法(僅就本府委員會議及行政會議爲例，其他廳處科各種會議均可本此精神。

　　（1）會前準備：

　　1明確議事日程，由辦公廳於會前五日(行政會議於會前二日)請主席(或秘書長)並徵詢各部門意見後擬定議事日程。

　　2各項重要議案均須於會前經過有關部門醞釀或擬製書面草案，並須於會前二日(行政會議於會前一日)將議事日程連同各種草案發至各出席人親收，以便考慮。

　　3各出席人接到議事日程後，必須詳加考慮準備提出扼要意見。

　　（2）開會須注意事項：

　　1準時開會、不等待、不催請、如不能到會，須向主席申明理由請假，幷於事前通知辦公廳。

　　2一定的會議解决一定的問題，凡會外能解决的問題决不在會議內討論。

　　3重要議案可由原提議人做簡單的重點說明。

　　4切實掌握時間，解决問題，一切發言，(報吿議案說明發表意見)均須明確扼要，針對所要解决的中心問題。

　　5每一議案均須有明確決定，記錄人應負責注意不明確不肯定或被遺漏的事項,適時的提請主席交付複議。

　　6重要議案及意見分歧的議案，由主席做結論，幷由記錄人宣讀記錄，以免會議後執行困難。

　　7預定議案討論完畢時，得提出臨時動議，但如係臨時難作充分攷慮之重大問題或專門問題，應另行召集會議解决之。

　　（3）會後工作？

　　各項决議須於三日內(至遲五日內)整理完畢，經主席核定後由辦公廳通知各有關部門遵照執行。

　　三、公文制度

　　（一）凡屬下列性質之公文均以本府主席副主席名義行之：

　　(1)關於向中南軍政委員會及中央人民政府之請示報吿。

　　(2)關於政策方針與重要計劃之決定指示或變更。

　　(3)關於各種政務條列法令規章之頒佈或修改。

　　(4)關於幹部之任免事項。

　　(5)關於對外文吿。

　　(6)關于五年以上徒刑無期徒刑及死刑之核准執行。

　　(7)其他代表本府之証明文件。

　　上述各項行文各部門撰擬稿後，經各部門負責人簽核統交辦公廳呈由主席審核簽發。

　　（二）凡屬下列性質之公文均以本府各部門名義行之。

　　(1)關於向上級主管部門的請示報吿。

　　(2)關於旣定方針政策及重要計劃的具體執行與具體問題之解釋。

　　(3)關於技術問題之通報指示。

　　(4)關於各部門日常政務對內之通知通報。

　　(5)關於代表各該部門之証明文件。

　　(6)關於所屬一般幹部的工作調動或派遣。

　　上述各項行文，由各主管部門負責人審核簽發，其屬於會銜行文由會銜部門負責人會簽之，但有關本府旣定方針政策與重要計劃之具體指示，重大預算之動支，重大案件之判决，及各廳所屬處長一級以上幹部之工作派遣等行文時，應請示主席核准。

　　（三）公文分類必須改變過去官僚主義的內容和形式，現按照需要暫分下列各種：

　　（1）呈：用於對上級機關陳述請求請示之事項。

　　（2）簽呈：本機關內各部門對上級負責人陳述、請求、請示或對臨時發生的事件下級提供意見，請作决定時用之。

　　（3）報吿：向上陳述工作動態、報吿或總結工作等用之。

　　（4）公函：同級或不同隸屬機關處理工作時用之(如屬不關重要之事件可用便函)。

　　（5）通報：互通工作情報，交流工作經驗，及典型事件的批評與表揚時用之。

　　（6）通知：對同級或下級關於日常政務聯繫或一般工作之傳達。

　　（7）通吿：須要週知或公吿事項用之。

　　（8）令：用於頒佈法令條例，任免幹部，解釋政策政令規定工作方針計劃或命令執行等事項。

　　（9）通令：廣泛性之命令事項用之。

　　（10）指示：對下級機關在工作進行上有所指導者用之。

　　（11）批覆：答覆下級請示時用之。

　　（12）批示：對各界人民或團體的請求有所答覆時用之。

　　（13）佈告：凡向人民發表條例法規及宣佈執行事項用之。

　　（14）狀：用於獎勵事項。

　　(四)關於本府公文處理辦法另訂之。

　　四、請假制度

　　（一）本府各廳、會、局、院、署、及直屬各機關之工作人員因事因病須離職時均須依據本制度請假。

　　（二）請假性質：

　　（1）生育假：產婦于產前產後共給假六十天。

　　（2）病假：凡有疾病須治療或休養者，應由醫生出具証明，始得請假。

　　（3）事假：凡因私事請假，全年不得超過一個月。

　　（三）准假權限：

　　（1）各廳、會、局、院、署負責人及秘書長請假由主席批准。

　　（2）處長級幹部請假，五天以內者由該主管部門負責人批准，五天以上者由主席批准。

　　（3）科長級幹部請假，三天以內者，由處級負責人批准，三天以上者，由主管部門負責人批准。

　　（4）科員級幹部請假，一天以內者由主管科長批准，一天以上者由主管處級負責人批准。

　　（5）勤、雜、警、通員請假，一天以內者由主管科級負責人批准，一天以上者由主管處級負責人批准。

　　（四）請假手績：

　　(1)凡工作人員請假時須塡寫假單，送主管上級批准，一聯自帶，一聯存查。

　　(2)請假人員續假，須於所給假期屆滿前申請核准。

　　(3)請假人員假期屆滿時，須向原請假處銷假。

　　（五）工作人員請假時須將本人職務托人代理，並於請假單註明，如假期較久者，須呈請主管上級派人兼代職務。

　　（六）請假續假未經規定手續批准而不按時辦公者，以曠職論，應酌情給以批評、或處分。

　　（七）每月月終各部門應將請假人員及請假時日列表送交辦公廳，彙報主席。

　　五     請示報吿制度

　　爲了切實掌握情况，實施領導完成任務，防止或糾正在工作中可能產生或已經產生的各種偏向及無組織無紀律的現象，嚴格實行請示報吿制度。

　　一、本府各廳、會、局、院、署、各專署、各省屬市負責同志必須親自動手，(不得委托他人)每月終向本府主席作綜合報吿一次，報吿內容要簡明扼要綜合基本情况，有重點的在幾個問題上認眞分析，說明運動發展的具體情况、特點、傾向、問題、癥結、解决方法、經驗敎訓、及工作意見等。綜合報吿應是有內容，有分柝，有結論的，不宜事事渉及，羅列現象，有關之次要問題，只須略帶幾筆，文字力求簡練、生動，最長不超過四千字。

　　二、各專市之各部門每月終須向其業務主管之上級部門寫系統報吿一次(如專署民政科或民政科向省府民政廳)。內容要求叙述：全月中心或主要工作，運動發展情况，優缺點經験敎訓及第一次工作意見並提出下月的工作計劃等，作到具體眞實，肯定明確，有材料數字，有時間地點，不得揣測推斷或模棱兩可。數字不限，但仍須盡量作到精簡。

　　三、凡有關政策原則性及超越職權範園問題必須隨時事先請示，事後報吿，尤其專員公署是省人民政府的派出機關，必須與省府經常保持最密切的聯系，而各廳、會、局、院、署、各專市、縣政府都應嚴防和反對游擊主義、本位主義、經驗主義、無組織無紀律的惡劣作風，以及瞞上不瞞下，報好不報壊，報喜不報憂，的無原則現象。

　　四、各縣、各專轄市亦須向專署作同樣的請示報吿，向專署每月所作的綜合報吿，並應以三份逕寄本府，至其部門向專署主管部門的系統報吿則以三份逕送本府垂直領導部門備查。

　　五、所有月終綜合報吿，系統報告。(縣亦在內)統於次月五日發出送交本府辦公廳或本府垂直領導部門。

　　六、各種報吿所用紙張大小格式一律用十行紙竪寫。

　　六   學習制度

　　一、嚴格保證每天兩小時學習制度，各部門均得組織學習分委員會。

　　二、學習內容，方法和時間由學習總委員會按具體情况定期統一規定。

　　三、在學習時間，不得無故缺席，非因特殊緊急工作概不辦公。

　　四、各部門學習搶情況爲定期彙報內容之一，個人學習情況爲鑑定內容之一。

廣東省人民政府公文處理暫行辦法(草案)

　　(一)收文：

　　（1）來文登記：

　　1收發分設內外收發，外收發負責來住公文、信件、書報之登記遞送，但均不拆封，內收發負責來往文件書報之拆封登記編號摘由與封發。

　　2凡收到之公文，信件、書報等，一律由外收發點收給據，然後按照封面所寫收信人分別遞送，凡寫主席、副主席、秘書長、副秘書長、及政府銜者送內收發，各廳者逕送各廳收發，寫省府人員之私人信件，一律送往各廳或置室外信箱(不知係何廳處者)以便個人檢取，凡有一定份數與一定分發辦法之書報雑誌逕由外收發分送各部門，送交各部門收發係屬于公文和掛號信者，須在送文簿上登記，一律由收件人簽名蓋章。

　　3內收發收到之公文信件，如非「親啓」一律拆封登記，按公文內容性質分別編號摘由(内容如係私人事情，不必登記，逕送本人，並加說明)並查明附件，如附件未送，應在文件上註明簽名，同時去信向原發文機關查詢。如係「親啓」函，一律不加拆閱送交收件人親啓，其內容屬于公文性質而親啓人認爲須登記存案照一般公文處理者，可仍交內收發登記。

　　4內收發登記編號摘由後，一律送交辦公廳，除緊急文件，須隨收隨登，隨送外，一般文件，每日登送兩次(具體時間另定)上午收到之公文，保証當日送達承辦人，下午收到者，至遲於次日上午送逹。

　　（2）分配處理：

　　1辦公廳收到由收發送來文件後，由秘書處分別整理：對一般書報、雜誌及日常事務性之通知函件，可逕行批分，仍交內收發送達各主管部門其餘得依次轉呈辦公廳主任、秘書長及主席副主席批閱，批閱後仍交內收發送達各部門之收發登記簽收。

　　2各部門之收發，收到文件後，須轉呈各該主管負責人辦理，如係批交兩個以上部門會辦者，應送至主辦部門。

　　3一般文件，須隨時批送，須經主席核閱之文件，至遲也須次日送達承辦人，緊急或特要者應立卽呈送批核。

　　4凡屬直接送交各部門之公文，各部門辦公室，卽可交由主管處科進行研究，提出具體意見，經本部負責人核定後，按照核定辦法承辦，凡屬重要問題而部門負責人不能或無權判定者，應送主席批核，爲加强行政效率，應儘量採用簽稿併呈辦法。

　　5各廳、會、局、院、署接到被分配承辦之公文後，須迅速依據批核意見，分配所屬處室硏究辦理。如對批核有不同意見，須向主席說明理由，非經主席同意，不得隨意變更。

　　6關於資料、圖書等，由秘書處根據內容性質，分送主席，或有關部門，其只一份者，經主席核閱後送政策硏究室參攷，但須通知有關部門借閱或傳閱，其屬重要者須酌印分發之。

　　7各專、市、縣及直屬單位之綜合報吿，一律呈主席核閱或交政策硏究室分別硏究，定期向主席彙報。

　　（二）辦稿：

　　(1)擬稿：

　　1除負責人自擬或指定專人擬稿外，一般應由主管部門擬辦。

　　2擬稿人須查案詳審，領會批文之意旨，再着手，擬辦反對不加思考，草率從事，如發現批示辦法有不合適時，應及時提出意見，或在稿上附註呈核，供負責人考慮。

　　3凡涉及政策法令的公文稿，擬稿前應擬出提綱，送由秘書長召集各部門負責人集體硏究或簽請主席核准再行擬稿送請劃行始得印發。

　　4公文用語，一般採取語體文，措詞務求簡潔明確，反對舊公文中之繁文縟節要實事求是，以能表達意思，說明問題爲原則。

　　5公文內容之範園一般實行一事一稿以便核閱、登記、繕印、歸檔、及受文機關易於處理，其行文不屬單獨一方者，應廣泛採用「抄致」辦法。

　　6擬稿人須於稿紙上規定欄內，填寫擬稿人姓名，擬稿時間及印刷份數等，統一用製定之稿紙，以毛筆或鋼筆繕寫，字跡須力求淸楚，不得潦草，底稿屬緊急機密或重要者應註明「緊急」「機密」或「重要」等字樣，一般公文不得隨便亂註，以免緩急不分。

　　(2)會辦與會簽：

　　1凡各部門承辦文稿與其他部門職掌有關者應於擬稿後，送諸有關部門會簽，如會簽之意見未能一致時，須呈請主席核定之。

　　2凡屬兩部門以上會辦之文稿，應先行會商由主辦部門按會商意見擬稿送各會稿部門負責人會簽。

　　3以雙方或一方名義發行者，卽行印發，凡以主席名義發行之公文，應由主稿部門送主席劃行，方能有效。

　　（3）核稿：

　　1擬稿後，擬稿人應將稿底送該部門負責人審閱簽行。

　　2如以部門名義發行者，可自行繕印發行，重要者，檢一份送辦公廳存查，若以主席或省府名義發行者，則須經主席簽核劃行，並由辦公廳逐句逐字查閱後送交文書科繕印，收發科發行。

　　3送上級核稿時，須將有關文件一併送去，以便審核參考。

　　4各部門送核文稿：一律要備「送核簿」不經總收發直送辦公廳秘書處層轉主席核閱。

　　5送核公文，一般用白紙，夾急件可用紅色，重要件可用藍色。

　　（4）編號：

　　1向外所發公文，須按業務及問題性質(不按文別)由擬稿人定字，部門收發編號，如屬民政廳者編爲民字第X號，財政廳者編爲財字第X號。

　　2如係兩部門以上會辦者由主辦部門與會辦部門共訂之，如民財字第X號，由主辦部門收發編號。

　　(三)繕印與校對：

　　(1)凡以本府名義發出公文，不論鉛、石、油印、複寫、打字、繕寫等，均由辦公廳秘書處文書科統一負責辦理；以各部門名義發出者，由各部門自辦。

　　(2)凡以本府名義發出之對外文件，必須經主席劃行簽字或秘書長代行蓋章後始得繕印。對內公文，參攷材料等由辦公廳主任批准卽可繕印。一般日常使用之表格等，則可逕向秘書處交涉辦理。

　　(3)公文發往何機關印多少份數，須由擬稿部門詳註於稿底上，以便據以印發。

　　(4)如係重要或緊急機密文件主管部門或擬稿人，須在稿底右上角寫上「緊急」「重要」「機密」字樣以便針對緩急輕重分別繕印，如係有固定時間文件，可在稿底上就明「何時要繕印出來」字樣，但此種「急」「速」字樣，不應隨便亂寫，應由各部門辦公室主任以上之負責人註明蓋章，經辦公廳認可，文書科方執行。

　　(5)對接收之稿件，文書科長須按其輕重緩急，及所註要求，進行繕印；如與各部門要求緩急有所矛盾時，得請示辦公廳主任或秘書處長决定之。

　　(6)文書科接到文稿後，應先詳細閱讀一遍，如發現掉字、錯字、別字，或字跡模糊認識不淸，應卽找主管部門或擬搞人問清楚或退囘重抄，再行繕印。

　　(7)本府繕印之公文分爲抄寫、複寫、油印、打字、石印、鉛印等六種，繕印之公文字體應力求整齊淸楚，不宜用怪字或簡字。

　　(8)繕印之稿製成後，應印一份，交校對員詳加校對，如發現原稿有錯誤時，須請擬稿部門更正，不得擅行修改。

　　(9)文書科將公文繕印完竣後，當卽交校對員再行校對，重要者須校對三次，或由文書科長親自校對，校對後在文稿之校對人欄內簽名蓋章。如有塗改，須在塗改處蓋「校對之章」以示負責。重要公文，如擬稿部門認爲需要親自校對者，須在稿上預先註明。

　　(10)凡繕印公文，除表格及小冊子外，一律用規定之公文紙或用玉扣紙十六開單頁(寬十八公分半長廿八公分)或雙頁。準備張貼之佈吿，則用整張或半張或三分之一張的玉扣紙或白報紙。

　　(11)文書科所繕印之一切公文稿件，除公佈週知與宣傳品外，一律保守秘密。

　　(12)繕印之數目，必須依原批份數，偶有多印者，應交原發行部門處理。繕印不淸或毀壊者，由文書科立卽自行焚燒，其底版亦應在繕印完竣後，自行毀掉或拆卸，不将擅自保存留看。)

　　(13)所有各種制度法令，條例除按主管部門所批印之分數外，多印五份留辦公廳存查。

　　(14)凡經繕印之一切公文，文書科均須詳細登記所繕印份數及所用紙張，以便統計總結。

　　(15)每星期一，將繕印登記簿送秘書處長核閱一次。

　　（四）蓋用印信

　　(1)本府印信由監印負責掌管，任何人不得擅自動用。

　　(2)凡以機關或主席名義發行之公文函件，均須有主席或秘書長簽字蓋章，始得用印蓋章，否則應予拒絶，若以各廳會局院署各部門名義發行之公文，經主管負責核簽後，一律按規定之地位蓋以各部門之印章。

　　(3)一般文件須先經校對員蓋章，有關特別重要之命令。條例佈吿等，須經秘書處長或文書科長核閱後，方得由監印員蓋用印信。

　　(4)公文用印時應按公文發明之份數加蓋，多寫不發者不蓋，但稿底必須加蓋印章，以便註明已經發出否則承稿部門或檔案科拒絕收存。

　　(5)文件年月上，原稿與附件封面，及文件騎縫處，均須加蓋機關印信；上行文並須在署名處加蓋負責同志私章，平行文及下行文則簽蓋名章，對外之便條、便函、一般只蓋機關小章或長戳，不必加蓋大印。

　　(6)不論任何部門之公文，凡不蓋用印信，均視爲無效。

　　(7)監印員蓋印後，連同原件送內收發。

　　(8)用印之文件，須專簿登記，載明日期、事由，文號及用印顆數。

　　（五）發行

　　（1）內收發接到監印員送來之公文，如有未經主席或秘書長代行簽閱之原稿或未經蓋印之公文，均如絶收受。

　　（2）發文時，應根據稿件上規定之發往機關，分別緩急、摘由、登記、封好、編號後、送外收發發出，私人信件，統由自己投郵，或交外收發代發，不履行登記手續。

　　（3）內收發將公文發行後，須將原稿及繕印多餘之份數，一併送交檔案料分別整理登記後，在一星期內退還承稿部門，該部門之辦公室，應註明歸還日期。

　　（4）廣泛印發之文件，本府對各級政府，一般以專署、省屬市縣及本府直屬機關爲分發單位，區以下及專、縣之直屬機關以及本府直屬機關內部之單位，應分發之文件，則由專市縣及直屬機關自行分發之，一般印刷公文，專兩份、市兩份、縣一份，有關之各部門發一份至五份。

　　（5）帶全面性的有關政策及有參攷價値之公文，應視性質之不同，由擬稿人註明增加份數，主席、各廳、會、局、院、署負責人均應分發一份，並向上級政府呈送三份，必要者，同級軍、黨、機關及鄰區政府亦應斟酌發送。

　　（6）外收發收到內收發送來之公文函件，應分別公文、私信、平信，卽予掛號、登記、投郵或派通訊員送遞，如係「緊急」「機密」或限期送逹者，必須立卽登記付發，或派人專送。

　　（7）一般文件，每日發送兩次(上午下午各一次)除直接送達機關或個人收到蓋章外，一律實行囘執制。

　　（8）凡經主席核定登報公佈及報導之文件，應卽送報社或廣播電台發佈，不另行文者，應予註明。

　　（9）收發文件，如係秘密性質，由內收發專人負責，另行登記。

　　（10）收發科每半月須將收發公文詳列表册分發各廳、會、局、院、署、專、市、縣之收發，以便檢查校對。

　　(六)歸檔

　　（1）公文整理完畢後，一律由各承辦部門存檔，但辦公廳必須編列檔案目錄,以便考查。

　　（2）凡送歸檔之文稿，應註日期幷按其性質，分類編目，歸入檔案。

　　（3）每一卷宗，應在卷首塡列文件目錄。

　　（4）卷宗封皮須註明本卷名稱。

　　（5）須按文稿歸檔日期之先後，順序排列，但事之有聯繫者，(如來文與覆文)可歸在一起。

　　（6）建立總的卷宗簿，詳載卷宗目錄，以資查核。

　　（7）一事已經結束，或屆總結時期，可卽裝訂成冊。

　　（8）凡一事項自成系統者，可編爲一卷宗。每一案卷，包括範圍不宜太廣，以便檢查。

　　（9）檔案無長期保存之必要者，得於一定時期後，經主席批准銷毀之。

　　（10）各部門調閲案卷時，應開具借單，定期歸還，不得遺失或損壞。