秘書工作特輯

關於各級政府機關秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的决定

(政務院一九五一年七月二十六日公佈)

　　根據全國秘書長會議各地區、各部門代表的報吿和發言，一年來全國省(市)以上各級人民政府的秘書工作機構和幹部，已大體建立和配備起來，做了許多工作，獲有相當成績。但由於時間短、經騐少，工作中還存在着許多缺點和問題。有些問題，因各個地區、各個部門工作情況和幹部狀況不同，尙難做出統一具體的决定。現在根據實際情況和秘書長會議討論結果，將秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構等問題，作如下原則性的决定，希望各地區、各部門遵照試行。

　　一、工作任務

　　（一）協助首長綜合情況，硏究政策，推行工作；

　　（二）協助首長密切各方面的工作聯系；

　　（三）協助首長掌管機關內部統一戰線工作；

　　（四）協助首長掌管保密工作；

　　（五）掌管機要工作；

　　（六）主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查與督促政府决議的執行等事項)；

　　（七）掌管機關事務工作(包括機關財務、生活管理、學習、文化娛樂活動事項。——但不設秘書長的機關，如在辦公廳之外專設機構管理機關事務工作者，此項工作可不由辦公廳主任掌管)。

　　二、做好工作的幾個基本問題

　　秘書長和辦公廳主任工作的性質是旣要參與政務又要掌管事務，在目前秘書工作基礎一般還是薄弱的情况下，要做好這些重要而複雜的工作，就必須：

　　在不斷努力學習和實踐中，熟悉政策法令，創造和積累經騐，建立與健全機關的工作制度，加强計劃性和組織性，以爭取工作上的主動；注意密切各級人民政府秘書部門間的聯系，經常交流各地工作經騐；大力培養新幹部和提高老幹部的政策、文化水平和工作能力；並克服與防止求成過急或缺乏信心的思想傾向。

　　經常注意掌握『抓住重點，照顧全盤」的工作方法，重點應該放在協助首長硏究政策，處理政務方面；但同時要把日常行政工作和機關事務工作組織安排好，使之有條不紊地順序推進。要學會旣善於集中精力時間，思考、鑽硏、處理重大問題，又善於抽出精力時間，有重點地指導處理或親自處理日常具體的工作。

　　貫澈執行『集中領導，分工負責』的原則。要根據實際工作需要，劃分每個工作人員的職責，做到機關沒有忙閒不均現象。正副職之間，應在副職協助正職的原則下，根據所屬業務單位或各項具體工作，明確分工，在一定職責範圍之內，放手工作，大胆處理問題。各級之間，應按照工作性質，加强分層負責，一般日常工作，盡量放下去，由各處、科負責處理，不要事事集中到上面，把自己陷在事務主義的圏子裡邊。

　　經常注意領會並根據領導上的意圖，主動地在自己職責範園內，認眞處理問題，使首長减少事務糾纏，多考慮重大問題。並注意在實際工作中，體會與掌握辦事規律，分淸那些問題可以自己處理，那些問題可以處理後報吿首長，那些問題必須請示後再處理，避免遇事不敢負責現象，並防止越權行事的偏向。

　　經常注意了解各部門工作動向，本着『從整體出發，照顧具體情況』的精神，密切各部門工作的聯系，使事無疎漏，達到步調協調、政令統一的目的。並應採取謙虛態度和商討辦事的方式，使各部門覺得對他們有帮助、有便利，而無增加麻煩和困難的感覺。

　　要求每個秘書工作部門的幹部，認淸自己的工作，是政府工作中很重要的一部份。不僅在口頭上，而且在實際行動中，把個人的工作興趣，個人事業心完全結合於人民事業的整體利益中，堅守崗位，埋頭苦幹。要有把「每件事都能做到底，做到有實際的結果』，『善於成十次地修正，成十次地重做，但是無論如何，要達到自己的目的」(列寧：論機關工作人員應如何工作)的决心和毅力。要養成任勞任怨的工作態度和謙虛、謹愼、細密、切實的工作作風。

　　做好工作的另一個重要因素，就是首長必須切實負責，加强對秘書長和秘書工作幹部的政策思想領導，經常有意識地把自己的意圖和認識告訴他們，在實際工作中，盡量支持他們放手工作，帮助提高他們的政策思想和工作能力，養成正確的工作態度和工作方法。同時爲避免將一切事務，都集中在秘書長或主任身上，還要注意適當地爲他們配備副職，分工負責，使他們能够有一定的時間硏究政策，有機會參加和了解實際工作動態和業務狀況，使政策硏究能够和各項實際業務和各種羣衆運動密切結合進行。

　　三、組織機構

　　秘書工作機構，應根據精簡原則，盡力減少層次。辦公廳，一般可分設兩層，

　　最多不超過三層。爲便利工作，可多設副職，分工領導。省(市)人民政府的辦公廳，尙未專設主任者，得由秘書長或副秘書長兼任，必要時另設專職的副主任。

　　適應業務分工，組織機構可適當向横的方面發展，逐漸改變過大過多的一攬子的組織形式。條件許可時，可把秘書業務、硏究工作、機關事務管理工作劃分開來，具體編制應依各地區各部門具體情况决定。

　　盡量减少事務人員，充實業務部門。在部分人員中(如收發、繕寫等)，可試行定額制，警衞勤雜人員的編制，亦應更合理規定，以達精簡節約提高工作效能的目的。

　　大行政區和各省(市)人民政府的政策硏究機構，應視各地具體工作情况和幹部條件建立。如幹部條件困難，不能專設機構時，可設幾個具有一定政策水平和實際工作經騐的幹部，並配備若干文化程度較高的知識分子幹部，用帶徒弟的方法，培養他們協助秘書長進行某些政策問題的硏究，並應讓他們參加巡視檢查工作，這在目前是十分必要的。這些人員在編制上或列入參事室、秘書室或直歸秘書長領導，可依據具體情形而定。