廣東省人民政府第二次秘書工作會議紀錄

　　時間：一九五〇年七月廿一日下午二時半

　　地點：本府會議廳

　　出席人：(畧)

　　主席：辦公廳秘書處侯甸處長、紀錄：李靖曾

　　(一)報吿事項(畧)

　　(二)辦公廳左洪濤兼主任講話：

　　1.各廳辦公室的職權，各廳辦公室與廳內各處是平行的，辦公室是該單位首長的助手，協助首長處理公文及廳內日常事務，對府內各處應經常聯系，了解全廳工作狀況，發現問題，硏究處理辦法，反映給首長，辦公室主任對於非政策性或非原则性的東西，即一般公文和一般事務，可以代行，但代爲判行時，必須拿出嚴肅認眞和負責的態度來，要經常注意請示報告，不要亂批亂代，自作主張。一般說來，秘書科長是無權判行的，除廳長及辦公室主任授權在指定範圍者例外，但秘書科要看稿及修改稿件，提供意見，寫浮簽，以供辦公室主任及廳長參政。同時要擬稿，不屬於各處科業務範圍的稿件，要由辦公室或秘書科擬呈。至於雖用廳名義發出的文稿，但屬於各該處科業務範圍者，則要由各該處科自行擬稿，各該處科不要以爲用廳名義發表的便不擬稿，正如用省府名義發出但屬於各廳(會、局、院、署、處、)業務範圍的，須由各該廳自行擬呈一様。各處科的公文稿件，必須經過辦公室秘書科統一登記分辦，以便了解情況，利於檢查，幷免遺失。但特殊機密，指定親啓者，則只須登記呈核，不能拆閱分辦。

　　2.關於人事科的領導問題經請示古副主席指示，各廳人事科業務工作，隸屬於省民政廳人事處，同時受其直屬行政主管的領導，不能成爲獨立部門。人事科如有不接受其直屬行政主管領導情形，應該提出批評幷予糾正。各廳人事調動、任免、與敎育，人事科應擬具處理意見，呈廳長批准，或秉承廳首長指示，提交民政廳人事處經一定的主管機關核定。

　　3.擬辦文稿問題：擬辦公文或其他稿件，必須掌握情況，把握中心，必須明確具體和通順。這首先要有政策頭腦，要瞭解情況，其次也要有一定的文化修養。在擬鹽之先，必須嚴肅對待，認眞硏究，然後以負責的態度和精神去擬處。各單位的負責同志，又必須親加審閱及必需的修改，然後核判。過去有些文稿辦得不好，一部份固然是政策水平和文化水平低，或情況不明的關係，而有些確是太輕率，太馬虎，太不審愼所致。今後必須力求改善，改善之道無他，主要的就在加强學習，提高我們的政策水平和文化水平，熟悉情况，精通業務，同時要有厳肅認眞與負責的態度和精神來審愼處理。

　　4.深入檢査嚴加督促：我們以往辦岀去的公文，往往辦出去就算，很少檢査督促，等到發生偏差錯誤之後，才反映到上面去，這是不好的，這不是使領導與實際結合，而是使領導與實際脫離的一個主要關鍵，這是一種典型的官僚主義的工作作風。以後必須把檢查工作搞好。辦公室和秘書科負責同志，要帮助主管把重要的事件登記起來，過了一定時朝，就去檢査督促，尤其是我們辦公廳同志，更要在這方面多負責任，把這一工作，當作制度一樣執行下去，從執行過程中了解實際，總結經驗，健全領導，改進工作。要把一般诚召或指示與具體領導、帮助、深入檢査，很好的結合起來，以便及時糾正，補充或堅持下去，貫澈執行。

　　5.辦公室和秘書科工作同志，必須注意與各方面建立緊密聯系，首先必須掌握各種會議，會報及請示，報吿制度，協助首長和各部門擬定短期工作計劃，必須把廳與廳之間，各科處與各科處之間，以及上下級之間的聯系緊密起來，以便掌握情況，交流經驗，相正配合，推進工作。我們省村各部門都住在廣州，尤其應多多利用電話商量，或親自派人接洽會商，及時解决問題，搞好工作，盡量減少文牍往來，和避免積壓拖延，這是非常重要的。文牘主義，及積壓拖延現象，是一種最壞的官僚主義的表現，害人害己，浪費人力精力物力，和妨害工作，必須堅决反對，迅予克服。究竟要怎樣才能更好的提高我們的工作效能，還希望在位同志提供更具體的意見和更有效的辦法來。

　　6.各廳處科要建立値日制度：過去有些單位，在星期日及下辦公以後的時間，不收公文，不接電話，不處理當日應辦而未辦好的事務和重要工作，是不對的，以後星期日、假日或下辦公以後的時間，一定要有値日，廳的値日要由處級同志負責，處的値日要由科級同志負責，勤雜人員也要有値日，輪流充當，不要隨便的留一個人收公文，接電話就以了事，這是主席的命令，必須遵行。目前我們的工作，還沒有完全走上軌道，與北京、武漢情況有所不同，我以爲星期日、假日或下辦公時間，對於緊急的、重要的或必須趕辦而未辦好的，也應當自動趕辦，幷抓緊時間，加緊學習。希望各單位即建立及健全値日制度，大家互相督促，要爲人民多做一些工作，多學一些本領。

　　7.以後秘書會議，原則上毎月召集一次，今天大家有問題，請記起來，以便在會議上討論解决。我想講的就是這些，請同志們加以討論却指教。

　　(三)討論决定事項：

　　(1)關於簽呈辦稿：

　　1.由於各單位都是省府組成的一部分，因此，外來文件送交省府的，或本府各單位呈送主席，簽呈、請示、報吿等，均按其內容之性質，分別交由本府各該主管單位辦理，審核或簽擬呈核，其辦理之府稿，應叫做「承辦府稿」或「廳(會、局、院、署、行)辦府稿」不應叫做「代辦府稿」。

　　2.爲弄淸事情始末，便於審核判行，各單位之簽呈或府稿中，如有引叙某機關來文者，應將原文一倂送核。如屬從前會經辦理過，現在繼續辦理者，也應將原案件一倂送核。

　　3.盡可能採用簽稿併呈，以减少來往時間。

　　4.辦理稿件，不論內文長短，均應摘錄事由，以便利登記。

　　5.各單位之簽呈及承辦府稿，須有該單位首長之簽名或蓋章，方爲有效。

　　（2）關於會簽會稿；

　　1.爲減少公文來往，對於小問題，應與有關部門進行洽商解决，不必行文。

　　2.對於比較重大問題，可於簽擬或辦稿前，先照有關部門商得一致意見，於辦稿或簽擬後，再送有關部門蓋章，然後呈請核判。

　　3.如辦稿或簽擬前，未能商得一致意見，亦應於辦稿或簽擬後，送有關部門蓋章時，由有關部門加簽意見後，方可呈請核判。

　　（3）關於淸稿與送繕：

　　1.爲分淸責任，便於審核判行，及减少善後困難起見，各單位辦理府稿，經該單位負責同志修改後，應該實行【清稿】，重新謄正，才可呈報。

　　2.各單位承辦府稿之附件或附抄原呈，要由各單位自行繕印，附呈核發。因各單位到本身業務熟悉，繕寫校對均較容易。

　　（4）關於層級負責：

　　1.承辦人承辦文稿，應簽名或蓋章。

　　2.各單位轉報事故或轉達請示時，須加具處理意見或建議，不可「云云照轉」。

　　3.各承辦人或各級負責同志，簽擬、批示或核閱後，均應簽名或蓋章，並註日期(速件要寫明某時某分)，以明責任。同時簽名不宜過草，以便別人看得懂。

　　（5）關於催辦制度：

　　1.承辦人要經常與適時地向上級、下級或受理機關催辦。

　　2.嚴格分別使用白、紅、藍三色公文夾，不得隨便亂用，亦不可完全不用。

　　3.文件退稿後，要交囘承辦人，以便隨時檢査督促。俟一案辦理完結後，才由承辦人彙送管檔員歸檔。

　　（6）關於收發工作：

　　1.收發宜分內外，均須有專人負責，收發印章應由專司收發者保管。

　　2.休假或休息期間，必須派員輪値，負責收發急件。

　　3.外收發的位置以設於樓下近門口處爲宜。

　　4.發送各單位所屬機構之公文或信件，如因地址不明或其他原因而送至其轄管單位轉發者，各該單位應該負責簽收及轉送。

　　5.爲作好保密工作，凡發送公文及附件，不論大小，均應包封完好，對於未經包封或包封損破之文件，可以拒收。

　　（7）關於銜名序列：

　　1.凡發給本府各單位之公文，受文者一欄或文内上欵可寫：「本府各廳、會、局、處、院、署、行」。

　　2.爲加强專署對縣之領導，發給各專、市、縣之公文，除有時間性或特殊事項，可逕發各縣，幷由各縣逕向我府直接具報外；一般應該發由各專署轉發各縣，各縣具報時，亦應送由專署彙轉。因此，在受文者一欄或文内之上款，可如，排列：

　　海南軍政委員會幷轉各 市縣人民政府

　　各區  專員公署幷轉各 縣人民政府

　　汕頭、湛江市 人民政府

　　（8）關於抄致抄呈：

　　如發文與其他機關有關者，可用抄致或抄呈辦法，於文件後面加寫一行抄致(抄知)

　　△△△機關

　　抄呈

　　△△△機關

廣東政報第一卷第三期正誤表