广东省交通运输厅关于建设项目电子文件

归档和电子档案管理的办法

（广东省交通运输厅2017年9月11日以粤交 〔2017〕9号印发）

　　第一条 为规范广东省交通运输建设项目电子文件归档和电子档案管理，维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，依据 《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》和国家及省有关档案的管理规定，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于广东省交通运输建设项目，根据统一领导、分级管理的原则，各级交通主管部门对辖区内交通建设项目电子文件及电子档案工作进行管理。

　　第三条 本办法所称广东省交通运输建设项目电子文件 （以下简称项目电子文件）是指交通运输建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

　　本办法所称广东省交通运输建设项目电子档案 （以下简称项目电子档案）是指交通运输建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。

　　第四条 项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循交通项目建设和信息系统运行的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。

　　第五条 广东省各级交通运输行业主管部门将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求，协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。

　　第六条 广东省各级交通运输行业电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作，建立统筹协调机制，推进项目电子文件管理工作有效开展。

　　第七条 广东省各级交通运输行业档案管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导，将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。

　　第八条 广东省交通运输建设项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。

　　第九条 建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。

　　第十条 建设单位的档案工作领导、工作小组具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工作，并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。

　　第十一条 建设单位应根据项目建设管理实际，制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。

　　第十二条 建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门条款，明确项目电子文件归档和电子档案管理责任，包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理项目的电子文件和电子档案的审核责任。

　　第十三条 项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能，并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制，使用数字证书进行有效电子签名等技术手段保障其真实、完整和安全;能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据。

　　第十四条 广东省交通运输建设项目归档的最终版电子文件保存格式为符合国家标准、相关责任人采用数字证书进行有效电子签名的 PDF或 OFD 格式文件。电子文件应当满足 《GB/T23286.1文献管理长期保存的电子文档文件格式第一部分：PDF1.4（PDF/A－1）的使用》或 《电子文件存储与交换格式版式文档》 （GB/T33190）的要求。

　　第十五条 各参建单位使用数字证书进行有效电子签名等技术手段时，应当符合国家相关法律法规和广东省信息化主管部门的要求，并得到建设单位的认可。

　　第十六条 建设单位和各参建单位应当对项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据性文件材料、过程稿进行保存，对有关处理操作进行登记，并对其留存范围作出明确规定。

　　第十七条 建设单位应当根据 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）等标准和国家及省交通运输行业主管部门关于交通运输建设项目的要求，结合项目实际情况，确定项目电子文件归档范围、项目电子档案分类体系和保管期限表。

　　第十八条 建设项目电子文件形成部门负责电子文件的收集、整理、检测、归档等工作；建设项目档案管理部门负责项目电子文件归档的监督、指导和电子档案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九条 项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实时收集完整；项目电子文件整理时，应当按照项目电子档案分类体系，组成文件信息包，应当包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。

　　第二十条 项目电子文件完成整理后，由形成部门负责对文件信息包进行鉴定和检测，包括准确性、完整性、可用性、安全性及载体外观等内容;鉴定和检测后，由相关责任人确认归档，赋予归档标志。归档标志中应当含有归档责任人、归档时间、文件信息包名称等信息。

　　形成的电子档案按要求编写相应的电子信息文件 （包括案卷说明、案卷目录、卷内目录，相关内容参见《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）。

　　项目电子文件同时存在纸质文件稿本时，归档时应保证两者内容信息一致，并建立对应关系。

　　第二十一条 建设项目档案管理部门应当将项目电子档案纳入单位档案分类体系，按 《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》 （交办发〔2010〕382号）、《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2009〕225号）、《广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法》（粤交办〔2012〕406号）、《广东省交通运输厅关于交通运输部<运建设项目文件材料立卷归档管理办法>的实施细则》（粤交办〔2010〕783号）等要求进行整理、组卷、编制档号，进行分类管理。

　　完成整理后的项目电子档案，其案卷的立卷人、检查人、档案主管和档案分管领导通过在案卷中使用数字证书进行有效电子签名的方式，确保立卷过程中文件的真实性和完整性。

　　建设单位将纸质档案按 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）进行数字化处理，对所产生的电子文件进行归档，立卷单位档案分管领导、档案主管通过使用数字证书进行有效电子签名的方式确认与原件相符，与纸质档案一致。

　　第二十二条 除合同或协议中另有约定外，各参建单位应当在项目通过交工验收后3个月内，将项目电子档案向建设单位移交。建设单位应当在项目竣工验收后3个月内，向使用单位移交项目电子档案，同时向项目档案接收单位移交列入接收范围的项目电子档案。

　　停建、缓建的项目，建设单位应及时收集各参建单位形成的项目电子档案。项目电子档案由建设单位暂时保管，建设单位撤销的，项目电子档案应移交项目主管部门或有关档案馆。

　　第二十三条 项目电子档案的移交与接收应当符合国家档案局 《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）的要求。移交方应确保所移交的电子档案准确、完整、可用和安全，接收方对所移交的电子档案进行检测，合格后接收，移交过程中交接双方做好交接记录，接收方对移交的电子档案使用数字证书进行有效电子签名。

　　建设单位向广东省交通运输厅移交项目电子档案时，移交的档案存储结构应当符合广东省交通运输厅关于项目档案存储结构的要求 （附件），对移交的电子档案整体进行有效电子签名，存储介质为不可擦除型光盘或硬盘。

　　第二十四条 建设单位应当建立项目电子档案管理系统，管理项目全部电子档案，系统应当具备使用数字证书电子签名和验证、PDF或OFD格式生成、接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。

　　运行电子档案管理系统及存放数据的计算机机房应满足《电子计算机机房设计规范》（GB50174）、《计算站场地技术要求》（GB2887）、 《计算站场地安全技术》（GB9361）、《计算机机房用活动地板的技术要求》（GB6650）、《电子计算机机房施工及验收规范》（SJ/T30003）的要求。

　　第二十五条 项目电子档案管理系统应当按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立管理系统和电子档案内容的安全保密防护体系。

　　第二十六条 项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应当异地异质备份，按 《信息安全技术 信息系统灾难恢复规范》 （GBT20988）的要求，做好数据容灾管理。

　　第二十七条 项目电子档案载体应按照国家和相关行业有关磁性载体、光载体等保管和保护的要求进行管理和存放。作为脱机保管的电子档案载体的保管机构须满足《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）和《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38）的条件。

　　电子档案管理单位应做好项目电子档案的常规检查及年度检查工作，形成检查记录，确保项目电子档案的有效性。

　　第二十八条 各单位应当在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前，将项目电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完全兼容。

　　第二十九条 各单位应当建立电子档案利用制度、采用有效技术手段，保证项目电子档案方便快捷利用，同时确保项目电子档案在利用中的安全。

　　第三十条 项目电子文件和电子档案失去保存价值后，应在履行销毁审批手续后，采取一定技术措施进行信息清除工作。涉密电子文件和电子档案的信息清除和介质销毁应当按照保密相关要求进行。

　　第三十一条 本办法由广东省交通运输厅负责解释。

　　第三十二条 本办法细则自2017年10月1日起实施，有效期5年。

　　附件：广东省交通运输厅关于交通建设项目电子文件移交存储结构的说明 （此略）